با توجه به طرح موضوعات مدیریتی، فکر کردم بهتر باشد موضوع مورد بحث را به «مدیریت موثر» اختصاص دهم که فکر کنم همه موضوعات و موارد مدیریتی را شامل می شود. آنچه تلاش دارم در اين يادداشت‌ها برای شما بنویسم و ارسال کنم، بیشتر کاربردی است تا اينکه بخواهد تئوريک و آکادميک و دانشگاهی باشد. عرصه، عرصه کار و بيزنس است و واقعيات جوامع کاری و حرفه ای. موضوع، فضای رقابت شدید جهانی است و کسب و کارهایی که با سرمایه های کوچک و بزرگ بوجود آمده‌اند تا بمانند و رشد کنند و به موفقیت دست یابند. بنابر این، کمی از شاخه‌های آکادميک فاصله می‌گیرم و سعی می‌کنم با زبانی ساده، مهمترین اصول در شيوه‌ها و روش های مدیریتی را بیان کنم.
در کار و زندگی، دست آخر، اگر کمی دقیق نگاه کنیم هر کسی یک نفری دارد که می خواهد یا باید او را مدیریت کند. چه بخواهید، چه نخواهید شما هم باید مدیر باشيد. چه تاجر باشید، چه معلم، چه بنای ساختمان، چه خانم (يا آقای خانه دار)، چه یک پزشک، چه یک بازاریاب، چه یک فروشنده و اين قانون خداست که افراد یکدیگر را به نوعی مدیریت کنند تا کارها درست تر و به موقع تر و با کیفیت بهتر انجام شوند. اما چه جور مديریتی؟ فرقی نمی کند، در مدیریت آگهی، مدیریت بازاریابی، مدیریت اجرایی، مدیریت مالی، مدیریت بازرگانی، روابط عمومی یا منابع انسانی و در همه اینها معتقدیم که مدیریت باید «مدیریت موثر» باشد. فکر می‌کنم که روند کنونی و پیش روی جوامع انسانی در هدایت کسب و کارها و سازمانها، امروز و حتی فردا، مدیریت موثر باشد.
در طول سالها تحقیق و مطالعه، نگارش و ترجمه، کار اجرایی و مشاوره و همکاری با شرکت های کوچک، متوسط و حتی سازمانهای بزرگی چون صدا و سیما و ناشرین و مطبوعات و به یک سری اصول رسیده‌ام که از آنها یادداشت هایی برای خودم برداشته‌ام و قصد دارم آنها را اينجا، در پاسخ به آن دسته از دوستانی که از من در خصوص انواع و اقسام مدیریت پرسیده‌اند، ارائه دهم. در سطح جامعه ایرانی، در سطح دانشجویان، تجار، بازرگانان، تولید کنندگان و فروشندگان و عرضه کنندگان خدمات، موضوع مدیریت موثر فوق‌العاده اهمیت دارد. چرا؟ چون بسیاری از شرکت‌ها بخاطر عدم برخورداری از آن شکست خورده‌اند، سطح کاری‌شان افت کرده و بهترین کارکنانشان را از دست داده‌اند. تاکید من در اینجا بر مدیریت موثر است چرا که همه شاخه‌ها را در بر می گیرد. ببينید، یادمان باشد که مدیران و رهبران شرکت‌ها و سازمانها نباید آدم های معمولی باشند، آنها باید که یک سر و گردن در کار تخصصی شان بالاتر از افراد معمولی باشند تا بتوانند دیگران را هدایت و رهبری کنند. اصولی را که می‌خواهم با شما مطرح کنم، اصولی است که بزرگ ترین و موفق ترین شرکت ها (در سطح ملی، منطقه ای یا بین المللی) از آن به عنوان اصول «مدیریت موثر» یاد کرده‌اند و چون آن اصول را به کار گرفته‌اند، توانسته‌اند به موفقیت‌های چشمگیری دست یابند. اجازه دهید يکی از آن اصول را با ذکر مثالی در اینجا بیاورم و شما را به فکر بیاندازم. همه ما (مردان) می دانیم که خانم‌ها به جزئيات خیلی توجه دارند و به زبان خودمان مو را از ماست بیرون می‌کشند و با دقتی مثال زدنی. حالا این را در نظر بگیرید، در امريکا، در سه ماهه اول سال ۲۰۰۹ یک بررسی نشان داده بود که ۳۸ درصد از بالاترین پست‌های مدیریتی در سطح هيئت مدیره و تصمیم‌گیرندگان و مدیران اصلی و اجرایی در دست خانم‌ها بوده است. توجه کنید! یعنی، قابل توجه دوستان و دانشجویانی که از من ایده برای تحقیق و پژوهش می‌خواستند: چرا؟ چون این اصول دارد کار می‌کند: مشاهده شده است که شرکت‌هایی موفق بوده‌اند که توانسته‌اند مدیرانی داشته باشند که خیلی دقیق به جزئيات توجه و اهميت داده‌اند. یعنی بخصوص در همین سالهای اخیر مدیرانی موفق بوده‌اند که توانایی انجام چند کار با هم را داشته‌اند درست مثل خانم ها آنها کسانی بوده اند که هفت روز هفته و بیست و چهار ساعت شبانه روز، همه چیز را، از وضعیت مالی خودشان و کسب و کارشان گرفته تا نیازهای مشتریان شان را به دقت زیر نظر داشته‌اند. حالا، از من می شنوید، این روند رو به رشد را در سطح جهان و در میان شرکت‌ها و سازمانهایی که می‌شناسید زیر نظر داشته باشید. اگر اخبار آنها را دنبال کنید خواهید دید که چه در فکرشان می‌گذرد. این یکی از اصول بود، مدیریت موثر، يعنی همه چیز را زیر نظر داشته باشید و با دقت و تا سر حد امکان به جزئيات توجه کنید.
مدیریت موثر، کلید موفقیت مدیران در سطح فردی، گروهی و سازمانی است. به تجربه دیده‌ام مدیرانی موفق و موثر بوده اند که در فاز اول توانسته‌اند مدیریت خوبی بر خود داشته باشند. اما به عنوان یکی از اصول اگر بخواهم اشاره کنم، باید بگویم که نفوذ و اثر مثبت و خوب مدیران بر روی رفتار نیروی کار یکی دیگر از عوامل مدیریت موثر است. اکثر بحرانهایی که در شرکت‌ها و سازمانهای پرمساله دیده می‌شود به علت اثر غیر موثر و خارج از کنترل مدیران بر روی رفتار و عملکرد کارکنانشان بوده است. يک حرکت دست يا صورت اضافه، يک ژست عجیب و غریب يا اخم بی موقع، يک ترش کردن غیر ضروری نشان از آن دارد که مدیر شرایط و محیط و روانشناسی اجتماعی کارمندش را متوجه نشده است. انتظارات بیش از حد برخی از مدیران از کارکنان و عدم درک گفتار، رفتار و واکنش‌های آنان موجب بروز مسائل بسیاری در سطح گروه‌های کاری، کل شرکت یا سازمان می‌شود. مدیرانی موفق بوده‌اند که روی این موضوع، بسیار فکر کرده‌اند و روی خودشان با گذراندن دوره‌های آموزشی مرتبط سرمایه گذاری و کار کرده‌اند.
اگر به این نکته توجه داشته باشیم که مدیریت یعنی انجام کارها از طریق مردم، آن وقت است که به بخش دیگر مدیریت یعنی مردم و انسان ها بیشتر توجه خواهیم کرد. افرادی که زیر نظر شما برای انجام درست کارها به عنوان کارمند يا کارگر قرار گرفته‌اند، پیش از اینکه کارمند یا کارگر شما و موسسه و سازمان شما باشند، انسان‌هایی هستند درست مثل خود شما. بين شما (به عنوان مدیر) و آنها (به عنوان کارمند) یک ارتباط بین فردی، يک نوع دینامیک (پویایی) بین فردی Interpersonal Dynamics وجود دارد. مدیران موثر، افرادی هستند که ابتدا از خودشان به یک درک مناسب رسیده‌اند. نقاط قوت و ضعف خود را بخوبی شناسایی کرده‌اند و آنها را می شناسند. مدیران موثر، به درک خوبی از محیط و رفتارهای مردم رسیده‌اند و باید همواره بر میزان این درک بیافزایند. یعنی چون آدم‌ها و شرایط و محیط دائما در حال تغییر است، آنها باید حواسشان به این تغییرات باشد و دائما خود را با آن تغییرات به روز کنند. به همین سبب، اطلاع مدیران از اصول روانشناسی جامعه بسیار ضروری و حیاتی است. مدیران موثر باید رفتارهای خود و کارکنانشان را بخوبی درک کنند. مدیران موثر باید بدانند که چرا مردم آن گونه رفتار کردند و چرا این گونه عمل می کنند. مدیران موثر، از اثری که رفتارشان بر سایرین می گذارد آگاه و مطلع هستند. آنها مدیرانی هستند که از قبل خودشان را برای رویارویی با چالش های پیش رو آماده ساخته اند.
ببینید هرکدام از این موارد که در بالا ذکر کردم، می تواند سرفصل يک تحقیق يا يک مقاله پژوهشی در سطح شرکت يا سازمان شما باشد. آيا شما يا مدیران شما با این مسائل آشنا هستند. گفتنش ساده است در ایران اغلب مدیران، همه چیز می‌دانند و اجازه و مجالی هم به اين نمی دهند که کسی بیاید و آنها را به نقد بکشد و زیر ذره‌بین بگذارد. اين یک ایراد اساسی و ریشه دار است.
شما نگاه کنید به اطراف خودتان، در شرکت یا سازمانی که هستید و ببینید چند درصد از مدیران تان، از جمله مدیران موثری هستند که در تعامل و ارتباط با سایرین، درک خوبی از رفتارها و دینامیک های خودشان و سایرین دارند. بگذارید مثالی بزنم، شما جلو می روید و درخواستی دارید، مثلا مرخصی می‌خواهید، يا می‌خواهید که میز و صندلی تان عوض شود، شما نیازمند نیروهایی تازه برای انجام درست تر و به موقع‌تر کارها هستید و شما هر بار که درخواست خود را پیش مدیر می‌برید، با شما به نوعی رفتار می شود که گویی شما را نشنيده‌اند، ندیده‌اند، اهمیتی ندارید، سرشان شلوغ است، وقتی برای این حرف ها ندارند، بودجه ندارند، گرفتاری‌های دیگری دارند، موضوعاتی مهمتر از این دارند، جلسه دارند، برایتان وقتی ندارند، حوصله‌تان را ندارند، کار دارند و دست آخر شما را به سر کار خودتان هدایت می‌کنند و با کارهای بیشتری رو به رو می سازند تا دست از این خواسته‌های اساسی خود بردارید یا به کل آنها را فراموش کنید. نکات مثبت و منفی از مشاهدات خودتان را بنویسید و آنها را فهرست کنید. آيا خودتان مدیر موثری بر خودتان و بر کارکنان‌تان هستید؟ آيا مدیریتی که در رده بالاتر خود دارید، مدیریت موثری دارد؟
در سمینارها و يادداشت هایم بارها و بارها به این موضوع اشاره کرده‌ام و مورد تاکید قرار داده‌ام که مدیران موثر و موفق، مدیرانی هستند که در زمینه موضوعاتی چون ایجاد انگیزه و خلاقیت، بالا بردن میزان درک اجتماعی، حرکت ها، ارتباطات و کنش‌های فعال بین فردی، نفوذ، اثر و اثرگذاری، ترغیب و تشویق کارکنان، تصمیم گیری‌های گروهی، تعهد و فرهنگ سازمانی، اخلاقیات و هدایت رهبری صحح از دقت نظر بالایی برخوردارند.
مدیران موثر این را بخوبی درک کرده‌اند که چطور به صورت موثر بر دیگران اثر بگذارند و آنها را در جهت درست انجام دادن کارها تحت تاثیر قرار دهند و بر آنها نفوذ داشته باشند. این نفوذ که از آن صحبت می کنم، ایجاد ترس نیست، برخی از مدیران به اشتباه فکر می‌کنند کارکنان باید از آنها بترسند تا کاری را انجام دهند، در صورتی که مدیر موثر بخوبی می‌داند که کارمندش چه نیازهایی دارد و آن نیازها را که شناسایی کرده، با رفتار و گفتارش می‌تواند او (يا آنها) را به سمتی که درست است هدایت، تشویق و ترغیب کند. او کاری می‌کند که کارمند با میل و اشتیاق باطنی، کاری که مورد نظر است به نحو احسن انجام می‌دهد. او را مورد حمایت قرار می دهد و چنانچه لازم باشد (که قطعا در طول مسیرهای کاری لازم و ضروری است) به او آموزش‌های لازم را می‌دهد یا شرایط آموزش و بازآموزی را فراهم می‌کند. این یک سرمایه گذاری موثر است که او روی نیروی کار شرکت یا سازمان خود انجام می‌دهد.
مدیران موثر این را بخوبی آموخته‌اند که چگونه دیگران را و بخصوص تیم‌های کاری را به گونه‌ای بانگیزه در جهت درست هدایت و راهبری کنند و همانطور که پیشتر نیز گفتم، مدیران موثر از اثری که رفتارشان بر دیگران گذاشته است یا می گذارد مطلع‌اند. آنها بخوبی می دانند که انجام کار با عشق آغاز می شود و با عشق ادامه می يابد. آنها می دانند که عشق، یک بازی بده و بستان است، آنها خوب می دانند که در این بازی چه چیزی می‌دهند و چه چیزی در مقابل می‌گیرند. آنها می‌دانند که آن چیزی که می‌دهند باید فراتر از پول، حق الزحمه یا حقوق ساعتی و ماهانه و سالانه و پاداش و مزایا و... باشد. توجه، درک، محبت، حمایت و .. اينها هستند که در این بازی نقش ایفا می‌کنند. پیشتر، به این نیز اشاره کرده بودم که مدیران موثر و موفق، کسانی هستند که در کارشان صداقت، دوستی و صمیمیت داشته‌اند، کسانی هستند که در کارشان، از خود، امانت، شجاعت و تعهد نشان داده‌اند، با شور و شوق عجیبی پیش از کارکنان در محیط کارشان حاضر بوده اند و گاه ساعت‌ها بعد از اینکه کارکنان محل کار را ترک کرده‌اند، با عشق به کارشان ادامه داده‌اند. عشق به کار و محیط کار، حمایت، مهربانی، روی خوش داشتن، عزم و اراده برای رسیدن به اهداف و اجرای برنامه‌ها در نوع نگاه مدیران موثر بخوبی قابل تشخیص و قابل مشاهده است و مدیران موثر دارای مهارت های خلاقانه‌ای در حل مشکلات هستند. آنها بیشتر گوش می‌دهند و خیلی خوب و دقیق گوش می‌دهند، آنها بسیار فکر می‌کنند چون که می‌دانند که فکر کردن سخت ترین کار است و آنها خوب ارتباط برقرار می کنند، خوب پاسخ می‌دهند و همه چیز را بخوبی گزارش می‌کنند. مدیران موثر، مسئولیت پذیرند، آنها توانایی هدایت دارند، توانایی نظارت و سرپرستی دارند و بخوبی می‌دانند که چطور به کارکنانشان در انجام کارها دلگرمی بدهند، آنها امر و نهی نمی‌کنند، تشویق و ترغیب می‌کنند. مدیران موثر، الهام بخش کارکنان هستند در میان آنها ایجاد تفاهم و هماهنگی می‌کنند. مدیران موثر دارای مهارت‌هایی در مذاکره هستند. آنها از مهارت‌هایی در زمینه مدیریت بحران و حل و فصل درگیری‌ها برخوردارند. آنان موانع، کاستی‌ها و دشواری‌های سیستماتیک مشترک را بخوبی می‌شناسند و از اثرات این موضوعات بر تصمیم‌گیری‌های خود و سایر مدیران واقفند. مدیران موثر بخوبی از پس مذاکرات بر می‌آیند و کم و کاستی‌های مذاکرات را می‌شناسند و تشخیص می‌دهند و در نهایت بر این مشکلات و کاستی ها غلبه می‌کنند. آنها به مرور زمان، با کسب دانش و تجربه و مطالعه بیشتر، مکانیزم‌هایی را یاد می‌گیرند که می‌توانند بر اساس آنها در شرایط دشوار و زمان‌هایی که با شک و تردید مواجه می‌شوند تصمیم‌گیری کنند.
اما بگذارید در انتها، مطلبی بگویم که یک واقعیت است، در طی این سالها که خبرنامه‌های مختلفی را عضوم از منابع داخلی و یا خارجی به این درک و کشف هم رسیده‌ام که: مدیران موثر، معمولا عضو خبرنامه های موثری هستند. از اینکه شما را در فهرست خبرنامه‌هایم خواهم داشت بسیار خوشحالم و از همین حالا به شما تبریک می کویم (: اگر عضو نیستید، برای عضویت در خبرنامه هایم به سایت رسمی‌ام مراجعه کنید و از طریق فرم‌های تماس با ما ، با ما تماس بگیرید، یک نامه الکترونیکی بلافاصله به صندوق پست الکترونیک شما ارسال می‌شود، به آن نامه پاسخی ارسال کنید. شما به این ترتیب عضو خبرنامه‌هایمان خواهید شد. خبرنامه هایم به صورت کاملا شخصی شده برایتان ارسال می شود. از چالش های خود برایم بنویسید. از آنچه مشاهده می‌کنید، از مثالها و يادداشت هایتان خوب در مورد آنها فکر کنید و این یادداشت را با دوستان خود به اشتراک بگذارید. با همکاران دیگر، با مدیران دیگر، هم سطح یا بالاتر. موفق و پیروز باشید. (این مطلب در سال ۲۰۱۰ نوشته شده است، در سال ۲۰۱۹ مورد بازبینی قرار گرفت.)
تابان خواجه‌نصیری
چنانچه مایلید پاسخ به سوالات یا موضوعات مشابه در شماره آینده روزنامه یا مجله تان منعکس شود؛ کافی است از طریق فرم تماس بالا درخواست خود را ارسال کنید. همچنین می توانید با آدرس پست الکترونیک journalist@webfaqt.com به صورت مستقیم مکاتبه کنید و درخواست برای نگارش مقاله را ارسال کنید. متونی که به این ترتیب اینجا در سایت قرار می گیرند «کپی رایت» دارند. لطفا بدون اجازه کتبی و هماهنگی قبلی در نشریه چاپی و یا سایت یا وبلاگ آنلاین خود منتشر نکنید.
